提高会议效率的7种方法

会议是工作世界中的第三大浪费时间。多达50%的工作时间用于会议,小组会议或一对一会议。在几乎每个人的估计中,至少有50%的时间被浪费了。这意味着一种或另一种会议损失了全部工作时间的25%。

但是,开会不是邪恶的。会议是交换信息,解决问题和查看进度的必要业务工具。但是,必须对其进行管理,并且必须对其进行有效利用。

以下是提高效率和改善会议时间结果的7种方法:

1.会议必要吗?
回想起来,许多会议都是不必要的。还有其他方法可以实现相同的目标。您可以通过分发备忘录来达成目标。您可以进行电话会议。您可以单独与人交谈。您甚至可以将其推迟到另一个会议或另一个时间。

如果不需要开会,请尽可能避免举行会议。如果需要开会,请问:“我是否有必要参加这次会议?”如果您没有必要参加,请不要放在第一位。如果其他人没有必要参加特定的会议,请确保他知道他不必在那里。

2.编写议程。

如果您确定召开会议是必要的,请为会议建立明确的目的并制定议程。出色的时间管理工具可让您编写一份会议目的声明。从这句话开始:“我们正在开会以实现这个特定目标。”然后,写出会议的目的。这是一门巨大的学科。

列出会议中必须涵盖的议程或所有内容的清单。在每个项目旁边,输入将要解决该特定问题的人员的姓名。如有可能,请至少提前24小时分发议程,以便每个人都知道她将要做出的贡献。您希望每个人都知道会议的目的是什么以及将讨论什么。这适用于与老板,下属,客户,供应商以及其他任何人的一对一会议。

3.按时启动和停止。
设置会议开始的时间表,并设置会议结束的时间。如果会议要从八点开始持续到九点,则应在8点整开始,在9点整结束。最糟糕的会议类型是在特定时间开始但没有明确确定结束时间的会议。

这是另一条规则:不要等待后来者。假设迟到者根本没有来,而是在指定时间开始。惩罚准时到达的人,让他们等到迟到的人,如果有的话,来惩罚他们是不公平的。许多公司制定了在预定会议开始的确切时间从内部锁定会议室的策略。不允许迟到的人进入。您可以确保他们下次不会迟到。

4.首先覆盖重要项目。
拟定议程时,请应用 80/20规则。安排议程,使项目的前20%成为要讨论的第一个项目。这样,如果时间用完了,您将在时间用完之前覆盖代表会议价值80%的项目。

5.总结每个结论。
当您讨论会议议程中的每个项目时,请总结讨论并结束会议。在继续进行下一个项目之前,请先就每个项目达成协议并完成。在继续之前,请重述已决定并同意每个项目的内容。

6.分配具体责任。
如果您已做出决定,请为商定的具体行动分配责任并设定截止日期。请记住,没有分配责任和完成期限的讨论和达成协议只是一场对话。明确谁将在什么时候做什么。

7.记笔记并分发分钟。
从会议中获得最大效率的关键是要记下准确的笔记,并尽可能在24小时内分发会议记录。保留准确会议记录的人可以在一个星期或一个月后撤出会议,这可以解决许多潜在的误会。事先准备好的议程,然后在不久后准备会议记录,以确保每个人都清楚自己商定的职责和期限。


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关于 布莱恩·特雷西 —Brian被公认为当今世界上最高的销售培训和个人成功权威。他撰写了60多本书,并制定了500多个有关销售,管理,业务成功和个人发展的音频和视频学习计划,其中包括全球畅销书《成就心理学》。 Brian的目标是帮助您比想象中更快,更轻松地实现个人和业务目标。你可以跟着他 Google+, 推特, 脸书, Pinterest的, 领英优酷.

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